Privacy Statement

Tennis Vereniging Ridderkerk hecht veel waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens. In deze Privacyverklaring willen we heldere en transparante informatie geven over hoe wij omgaan met persoonsgegevens.

Wij doen er alles aan om uw privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens. TVR  houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Dit brengt met zich mee dat wij in ieder geval:

  • Uw persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt, deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in deze Privacyverklaring;
  • Verwerking van uw persoonsgegevens beperkt is tot slechts die gegevens die minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;
  • Vragen om uw uitdrukkelijke toestemming als wij deze nodig hebben voor de verwerking van uw persoonsgegevens (anders dan voor gegevensuitwisseling met de KNLTB en voor bestaande clubactiviteiten);
  • Passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van uw persoonsgegevens gewaarborgd is;
  • Geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt;
  • Op de hoogte zijn van uw rechten omtrent uw persoonsgegevens, u hierop willen wijzen en deze respecteren.

Als TVR zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens. Indien u na het doornemen van onze Privacyverklaring, of in algemenere zin, vragen heeft hierover of contact met ons wenst op te nemen kan dit via de contactgegevens onderaan dit document.

Verwerking van persoonsgegevens van leden
Persoonsgegevens van leden worden door TVR verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en):

  • (Financieel) administratieve doeleinden;
  • Communicatie over het lidmaatschap;
  • Verzending van nieuwsbrieven, communicatie over en uitnodigingen voor evenementen, het houden van enquêtes, het vragen naar de bereidheid vrijwilligerswerk te verrichten en zo ja, welk (soort) en meer soortgelijke communicatievormen.

Grondslag voor het verwerken van deze persoonsgegevens is de lidmaatschapsovereenkomst (het aanmeldingsformulier).

Voor de bovenstaande doelstelling(en) zal TVR de volgende persoonsgegevens van u vragen:

  • Voornaam;
  • Tussenvoegsel;
  • Achternaam;
  • Geslacht;
  • Adres;
  • Lidnummer
  • Geboortedatum;
  • Eventueel geboorteplaats (blijkend uit Verklaring Omtrent Gedrag)
  • Telefoonnummer;
  • Mobiel telefoonnummer;
  • E-mailadres;
  • Pasfoto;
  • Speelsterkte;
  • Deelname aan activiteiten zoals bijv. competitie en/of clubtoernooitjes
  • Naam en telefoonnummer ouders in geval van minderjarige leden;
  • Bankgegevens;
  • Eventueel interesse voor bepaald soort vrijwilligerswerk

Uw persoonsgegevens worden door TVR opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) voor de periode van:

  • De looptijd van de overeenkomst en daarna voor een periode van 2 jaar.

Alleen in de financiële administratie voor maximaal 7 jaar. Noodzakelijke gegevens worden overgenomen in de oud-leden administratie na het einde van het lidmaatschap. Verwerking van persoonsgegevens van sponsors

Persoonsgegevens van sponsors worden door TVR verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en):

  • Informatieverstrekking in de vorm van nieuwsbrieven en/of gerichte contacten, alsmede facturatie van sponsorbijdragen.

Grondslag voor deze persoonsgegevens is:

  • Mondelinge toestemming, afgifte visitekaartje en/of via koppeling op LinkedIn;

Voor de bovenstaande doelstelling(en) kan TVR de volgende persoonsgegevens van u vragen:

  • Voornaam;
  • Tussenvoegsel;
  • Achternaam;
  • Adres;
  • (Zakelijk) telefoonnummer;
  • Mobiel telefoonnummer;
  • E-mailadres.

Uw persoonsgegevens worden door TVR opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) voor de periode:

  • Gedurende de periode dat men gezien wordt als (potentiële) sponsor.

Verwerking van persoonsgegevens van deelnemers aan activiteiten, niet zijnde leden

 Persoonsgegevens van de deelnemers aan activiteiten worden door TVR verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en):

  • (Financieel) administratieve doeleinden;
  • Communicatie over de activiteit.

Grondslag voor deze persoonsgegevens is:

  • Inschrijving voor de activiteit via All United, Toernooi.nl of anderszins;

Voor de bovenstaande doelstelling(en) kan TVR de volgende persoonsgegevens van u vragen:

  • Voornaam;
  • Tussenvoegsel;
  • Achternaam;
  • Adres;
  • Geboortedatum;
  • (Zakelijk) telefoonnummer;
  • Mobiel telefoonnummer;
  • E-mailadres;
  • Speelsterkte;
  • KNLTB-nummer.

Uw persoonsgegevens worden door TVR opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) voor de periode:

  • Ten tijde van de activiteit. Noodzakelijke gegevens worden overgenomen in de activiteiten-database na het einde van de activiteit, om deelnemers een volgende keer weer op de activiteit te attenderen. Indien gewenst worden de gegevens verwijderd.  

Verwerking van persoonsgegevens van leveranciers en opdrachtnemers

Persoonsgegevens van opdrachtnemers worden door TVR verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en):

  • Uitvoering geven aan de overeenkomst.

Grondslag voor deze persoonsgegevens is:

  • De overeenkomst.

Voor de bovenstaande doelstelling(en) kan TVR de volgende persoonsgegevens van u vragen:

  • Voornaam;
  • Tussenvoegsel;
  • Achternaam;
  • Adres;
  • Telefoonnummer;
  • E-mailadres;
  • Kamer van koophandel registratie;
  • Bankgegevens.

Uw persoonsgegevens worden door TVR opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) voor de periode:

  • Gedurende de periode dat men een contract heeft en daarna alleen in de financiële administratie voor maximaal 7 jaar.

Verstrekking aan derden

De gegevens die u aan ons geeft kunnen wij aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden.

Zo maken wij gebruik van een derde partij voor:

  • Het hosten van de website en  de club app;
  • Het verzorgen van de (financiële en leden-) administratie;
  • Het verkrijgen van  het KNLTB-lidmaatschap;
  • Het verzorgen van nieuwsbrieven en uitnodigingen.

Wij geven nooit persoonsgegevens door aan andere partijen dan waarmee we een verwerkersovereenkomst afsluiten. Met deze partijen (verwerkers) maken wij hierin uiteraard de nodige afspraken om de beveiliging van uw persoonsgegevens te waarborgen. Verder zullen wij de door uw verstrekte gegevens niet aan andere partijen verstrekken, tenzij dit wettelijk verplicht en toegestaan is. Een voorbeeld hiervan is dat de politie in het kader van een onderzoek (persoons)gegevens bij ons opvraagt. In een dergelijk geval dienen wij medewerking te verlenen en zijn dan ook verplicht deze gegevens af te geven.

Tevens kunnen wij persoonsgegevens delen met derden indien u ons hier schriftelijk toestemming voor geeft.

Binnen de EU
Wij verstrekken geen persoonsgegevens aan partijen die gevestigd zijn buiten de EU.

Minderjarigen
Wij verwerken enkel en alleen persoonsgegevens van minderjarigen (personen jongen dan 16 jaar) indien daarvoor schriftelijke toestemming is gegeven door de ouder, verzorger of wettelijke vertegenwoordiger. Dit gebeurt doordat bij aanmelding als lid een ouder het aanmeldformulier ondertekent.

Bewaartermijn
TVR bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt dan wel op grond van de wet is vereist.

Beveiliging
Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om persoonsgegevens van u te beschermen tegen onrechtmatige verwerking, zo hebben we bijvoorbeeld de volgende maatregelen genomen:

  • Alle personen die namens TVR van uw gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan;
  • We hanteren een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op al onze systemen;
  • Wij maken back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij incidenten;
  • We testen en evalueren regelmatig onze maatregelen;
  • Onze bestuurs- en commissieleden, coördinatoren en vrijwilligers zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens en de ter zake geldende regels.

Rechten omtrent uw gegevens
U heeft recht op inzage, rectificatie of verwijdering van de persoonsgegevens die wij van u ontvangen hebben. Tevens kunt u bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens (of een deel hiervan) door ons of door één van onze verwerkers. Ook heeft u het recht om de door u verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan uzelf of in opdracht van u direct aan een andere partij. Wij kunnen u vragen om u te legitimeren voordat wij gehoor kunnen geven aan voornoemde verzoeken.

Mogen wij uw persoonsgegevens verwerken op basis van een door u gegeven toestemming hiertoe, dan heeft u altijd het recht deze toestemming in te trekken.

Klachten?
Mocht u een klacht hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens dan vragen wij u hierover direct contact met onze verenigingscoördinator op het onderstaande e-mailadres op te nemen. Komen wij er samen met u niet uit dan vinden wij dit natuurlijk erg vervelend. U heeft altijd het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, dit is de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacybescherming.

Vragen?
Als u naar aanleiding van onze Privacyverklaring nog vragen of opmerkingen heeft neem dan contact met ons op!

Contactgegevens
Tennis Vereniging Ridderkerk
Kruisweg 1-3 
2982 TN  Ridderkerk
E-mail: penningmeester@tvr-tennis.nl

 

Welkom bij TVR Overzicht